Bütçe Planlama Nedir, Şirketler için Önemi Nedir?

Bütçe planlaması bir diğer adıyla bütçeleme, şirketlerin tüm bölümlerini kapsayan gelecek hedefleri ve bu hedeflere yönelik faaliyetleri için yaptığı finansal planlama sürecidir. Faaliyetlere, birimlere ve daha pek çok etkene bağlı olarak gelir bütçesi, gider bütçesi, faaliyet bütçesi gibi çeşitli bütçe türleri bulunur. Şirketler bütçe planlaması ile gider ve gelirleri hakkında daha detaylı bilgiye ulaşabilir ve ihtiyaçlarına daha uygun ve etkili bir bütçe hazırlayabilir.

Şirketlerin bütçe planlamalarını yaparken belirli sistemlere başvurur. Bu sistemler, şirketlerin bütçe planlama ve belirleme süreçlerini daha etkili bir şekilde yürütmelerini sağlar. GTech olarak bu yazımızda, bütçe türlerini açıklayarak bütçe planlama için kullanılan sistemlere ve sistemlerin uygulanma süreçlerinin işleyişine sizler için yer verdik.

Bütçe Türleri Nelerdir?

• Gelir bütçeleri ve gider bütçeleri, konularına göre bütçeler olarak tanımlanır.
• Proje bütçeleri ve dönemsel bütçeler, durumu ele alışlarına göre bütçe türleri olarak tanımlanır.
• Faaliyet bütçeleri ve program bütçeleri, hedeflere göre bütçelerdir.
• Satış bütçesi ve satış giderleri bütçesi, pazarlama çalışmalarına yönelik bütçelerdir.
• Hammadde bütçesi, genel üretim giderleri bütçesi ve işçilik bütçesi, üretim çalışmalarına yönelik bütçelerdir.
• Finansman bütçesi, nakit bütçesi ve yatırım bütçesi, finansal etkinliklere ilişkin bütçelerdir.
• Durağan bütçe ve esnek bütçe, teknik yapıları açısından bütçelerdir.
• Geleneksel bütçe ve sıfır tabanlı bütçe, başlangıç rakamlarına göre bütçelerdir.
• Genel bütçe ve bölüm bütçesi, kapsam açısından bütçelerdir.

Bütçe Nasıl Hazırlanır?

Bütçenin Kapsayacağı Dönemin Belirlenmesi: Bütçe için öncelikli olarak karar verilmesi gereken konu, kapsayacağı dönemdir. Birçok işletme, 3 aylık 4 çeyrekten oluşan 1 yıllık bütçe planlaması ile hareket eder. Bunun temel nedeni, daha uzun süreler için hazırlanan bütçe planlarının gerçekçilikten uzaklaşmasıdır.

Bütçe Stratejisinin Belirlenmesi: Gelir, marj ve işletme sermayesi gibi üst düzey hedeflerin belirlenmesi için gerekli çalışmalar yapılmalıdır.

Aşağıdan Yukarıya Doğru Bütçe Hazırlanması: Bütçe hazırlanırken, aşağıdan yukarıya doğru tüm bölümlerin ve çalışanların iş ile ilgili gelecek dönem ihtiyaçları dikkate alınmalıdır.

Nakit Girişi ve Çıkışı ile İlgili Tahmin Yapılması: Bütçe yapılırken, gelecek dönem için aylık nakit giriş ve çıkış tahmini yapılmalıdır. Böyle bir tahminle, gelecek dönemlerde yaşanabilecek sapmalar belirlenebilir ve gerekli revizyonlar herhangi bir gecikme yaşanmadan yapılabilir.

Satış Bütçesinin Hazırlanması: Geçmiş dönemlere ait verilere bakarak, bütçe planı hazırlanan dönemdeki satış miktarları, maliyetleri ve gelirleri ile ilgili plan hazırlanmalıdır.

Sapma Analizlerinin Yapılması: İşletmelerin tamamı, yılın her ayında ya da mevsiminde aynı miktarda taleple karşılaşmayabilirler. Bu nedenle, hazırlanacak bütçedeki tahminlerin bu tür düzenlemeler içermesi, daha yoğun üretimin ve satışın olması beklenen dönemlerin planlarının yapılması gerekir.

Hedeflerin Paylaştırılması: Bütçe hazırlık aşaması bittikten sonra, organizasyondaki tüm bölümlere bütçe hedefleri ataması yapılmalıdır.

Bütçelerin Onaylanması: Nihai bütçenin onaylanması sonrasında, bütçenin tüm paydaşlarla paylaşılması gerekir.

Bütçe İzleme ve Konsolidasyon: Hazırlanan bütçe planı sürekli olarak takip edilmeli, meydana gelen sapmalar belirlenmeli ve bu sapmalara göre bütçe gözden geçirilip, tekrar planlanmalı ya da bu sapmaların nedenleri ortadan kaldırılmalıdır.

Bütçeleme Sistemleri Nelerdir?

Şirketlerin kullandığı artımlı, faaliyete dayalı, değer önerisi ve sıfıra dayalı olmak üzere toplamda dört temel bütçeleme sistemi bulunuyor. Her biri farklı bir işleyişe sahip olan bu dört bütçeleme sisteminin belirli avantajları ve dezavantajları bulunuyor. Söz konusu sistemler ve sahip oldukları özellikler şu şekilde özetlenebilir:

    1. Artımlı Sistem

Artımlı sistemde, bütçeleme geçen yılın veya dönemin mevcut rakamları temel alınarak yapılır. Mevcut dönemin bütçesini belirlemek için bir yüzde eklenir veya çıkarılır. Uygulaması basit ve anlaşılması kolay olduğu için en yaygın kullanılan bütçe yöntemidir. Artımlı bütçeleme sisteminin kullanımı bir şirketin temel maliyet unsurları yıldan yıla farklılık göstermiyorsa uygundur.

    2. Faaliyet Temelli Sistem

Faaliyet temelli sistemde, şirket tarafından belirlenen hedefler veya ürünler için ihtiyaç duyulan girdi miktarı yukarıdan aşağıya bir bütçeleme ile belirlenir. Bu süreçte, şirket belirli bir gelir hedefler. Bu doğrultuda, ilk olarak satış hedefine ulaşmak için uygulaması gereken faaliyetleri belirlemesi ve ardından bu faaliyetler gerçekleştirilmesi için maliyetlerin saptanması gerekiyor.

    3. Değer Önerisi Sistemi

Değer önerisi sistemi ile yapılan bütçelemede, bütçeye dahil edilen her birimin şirket için değer sağlaması, gereksiz harcamalardan kaçınılması amaçlanır. Bu süreçte, bütçeye dahil edilen miktarın nedenleri; şirketin sunduğu ürün veya hizmetin değeri ve maliyeti arasındaki oran; müşteri, çalışan ve diğer paydaşların bütçedeki değeri göz önünde bulundurulur.

    4. Sıfır Temelli Sistem

En sık kullanılan bütçeleme sistemlerinden biri olan sıfır temelli sistemde, bir şirketteki tüm departman ve süreçlerin bütçelerinin sıfırdan oluşturulması gerektiği görüşü bulunuyor. Sıfır temelli bütçeleme belirlenen her bir masraf gerekçeleri ile sunulur ve gerekli görülmeyen tüm harcamalardan kaçınılması amaçlanır. Bu tür aşağıdan yukarıya bütçelemenin yapıldığı bir sistem bir şirketin mali yapılanmadan geçtiği, bütçeyi önemli ölçüde azaltması gerektiği ve piyasa gerilemesinin yaşandığı durumlarda oldukça etkilidir.

Katılıma Bağlı Bütçeleme Süreci

Bir işletmede bütçeleme sistemi belirlendikten sonra uygulanacak sistemin yanı sıra bütçenin belirlenme sürecinde katılım düzeyine de bağlı olarak üç farklı şekilde gerçekleşir. Bütçeleme sürecinde etkili olan katılım düzeyleri şu şekilde özetlenebilir:

 

> Dayatılan Bütçeleme: Uygulanan sisteme ek olarak bütçeleme yöneticilerin şirket için belirledikleri bir hedefe bağlı kaldıkları, yukarıdan aşağıya işleyen bir süreçtir. Yöneticiler, hedefleri takip eder, hedeflere yönelik faaliyetler ve bu faaliyetlerin maliyetlerini göz önünde bulundurarak bütçeyi belirler.

> Anlaşmalı Bütçeleme: Bu yöntemde bütçeleme hem yukarıdan aşağıya hem de aşağıdan yukarıya işleyen bir süreçtir. Yöneticiler, ulaşmak istedikleri hedeflerin ana hatlarını çizebilir, ancak aynı zamanda çalışanlara bütçe hazırlama konusunda belirli ortak sorumluluk yükler. Çalışanların bütçeleme sürecine katılımı ile bütçe hedefleri daha etkin şekilde belirlenebiliyor.

> Katılımcı Bütçeleme: Bu yöntemde bütçeleme çalışanların yöneticilerine hedefler önerebildiği, aşağıdan yukarıya işleyen bir süreçtir. Yöneticiler, birim yöneticileri veya çalışanlar tarafından verilen öneri ve tavsiyeleri göz önünde bulundurarak şirket hedeflerine yönelik uygulanacak faaliyetlerinin maliyetlerini ve buna yönelik bütçeyi belirlemeye çalışır.

Bütçelemenin Avantajları Nelerdir?

Şirketler uygun bir bütçeleme sistemi seçerek ve bütçeleme süreci yürüterek dönemsel bütçelerini etkili bir şekilde oluşturabilir. Etkin bir bütçeleme bir şirket için belirli avantajları beraberinde getirir. Bütçeleme ile şirketin elde edeceği avantajlar şu şekilde sıralanabilir:

> Etkin bir maliyet ve para yönetimine sahip olabilir.
> Proje ve faaliyetler için uygun kaynaklar tahsis edilebilir.
> İş performansı ve verimliliğinin takibi sağlanabilir.
> Şirket hedeflerine daha sorunsuz, kolay bir şekilde ulaşılabilir.
> Finansal sorunlar ortaya çıkmadan önlenebilir.
> Çalışan ve birimlerin motivasyonlarının artırılmasına katkı sağlanabilir.
> İşletme içerisindeki tüm bölümleri ortak bir amaç etrafında birleştirebilir.
> Bölümlerin, yöneticilerin ve çalışanların verimlilikleri ölçülebilir.
> İşletme yönetimini daha iktisadi davranmaya teşvik edebilir.
> Gelecek dönemde yaşanması olası sorunları ön görmeyi sağlayabilir.

Şirketlerin bütçe planlamalarının bu avantajlarını elde edebilmesi için uygun bir sistemden faydalanarak bütçeleme sürecini etkin bir şekilde yürütmesi gerekir. Şirketler bu süreçte yenilikçi çözümlere başvurarak bütçe planlamalarını daha verimli bir şekilde gerçekleştirebilir. Bu süreçte, GTech sunduğu Hyperion Bütçe Planlama Çözümleri şirketlerin bütçe planlamalarını hızlı, doğru ve detaylı bir şekilde gerçekleştirmelerini sağlıyor. GTech bütçe planlama çözümü hakkında daha detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.