İnsan Kaynakları Bütçe Planlama Nasıl Yapılır?

Şirketlerin her dönem bütçe planlamalarını hazırlarken dikkat etmesi gereken bazı önemli noktalar bulunmaktadır. Özellikle yeni kurulmuş şirketler ya da küçük çaplı şirketler bütçe planlaması hazırlarken çok titiz olmalıdır. Her departmanın bütçe planlamaları çeşitli durumlarda farklılık gösterebilmektedir. Peki, İK departmanının bütçe planlaması yapılırken nelere dikkat edilmeli ve hangi basamaklar takip edilmelidir? Başlıca gündem konularından biri olan bütçe planlaması büyük, küçük veya yeni kurulan şirketler için büyük önem taşımaktadır. Büyük şirketler istikrarını korumak için, yeni kurulan ya da küçük şirketler ise gelişme yolunda basamakları sağlam çıkabilmek için uygun bütçeleri belirlemeleri gerekmektedir. Kısacası bütçe planlaması bir şirketin olduğundan daha da ileriye taşınması için kilit noktadır. Peki, bu şartlara uygun olarak şirketlerin en önemli departmanlarından biri olan İK departmanı için bütçe oluşturma süreci nasıl izlenmektedir? İK bütçe planlaması en uygun nasıl oluşturulur ve bu süreçte hangi adımlar takip edilmelidir?

İK departmanı çalışanlarının bütçe planlaması için izlemesi gereken adımlar:

Bütçe Takvimini Hazırlayın

Çoğu şirketler, şirket büyüklüğüne ya da şirketin ayırabileceği kaynağa bağlı olarak değişen bir bütçe takvimi oluşturmaktadır. Bütçe planlamalarınızı bu takvime göre hazırlayabilirsiniz. Ancak, sizin çalıştığınız şirketin daha önceden oluşturduğu bir bütçe takvimi bulunmuyorsa, şirketinizin finans departmanı ile görüşüp bir bütçe takvimi oluşturabilirsiniz. Böylelikle bu süreci yakından takip edebilirsiniz.

Geçmiş Dönem Bütçelerini İnceleyin

Bütçe takvimini yeni oluşturuyorsanız, bu sürece başlamadan önce mutlaka şirketinizin önceki dönemlerde oluşturduğu bütçelerini inceleyin. Şirketinizin kaynakları uygun bir şekilde kullanılmış mı, ayrılan bütçe yeterli olmuş mu, hangi alanda ne kadar bütçe kullanılmış ya da kullanılan bütçe artmış mı? Bütün bu soruların cevabını araştırmalısınız. Bunu incelemek için fazla zaman ayırabilirsiniz ancak bunun sonucunda uygun ve hesaplı bir bütçe hazırlayabilirsiniz. Bu araştırma ve gözden geçirme sürecinde, bütçenizde kesintiye uğrayabilecek durumları da hesaba katarak yeni bütçe planınızı oluşturmalısınız. Böylelikle ileride oluşabilecek finansal sıkıntıları ve tehlikeleri önlemiş olursunuz. Bunun için, doğru tahminleme yapmanız ve doğru raporlamaya uygun bir bütçe planı hazırlamanız gerekir.

Amaçları Belirleyin

Geçmiş dönem bütçe araştırmasını tamamladıktan sonra amaçlarınızı belirlemelisiniz. Şirketinizin gelişme planını göz önünde bulundurup İK departmanının en fazla harcamayı yaptığı personel giderlerini bu plana göre belirlemelisiniz. Bazı departmanların aksine İK departmanının iki tür harcaması bulunmaktadır. Bunlardan ilki yalnızca insan kaynaklarını departmanını etkileyen maliyetler diğeri ise tüm kuruluşu etkileyen maliyetlerdir. Her ikisini de dikkatlice düşünmeli ve bütçe planınızın ikisini de yansıttığından emin olmanız gerekmektedir. Bu işlem, brüt ve net olarak hesaplanmasını, aylık ve yıllık primleri, yol, yemek gibi ücretlerin hesaplama sürecini içerir. Mevcut personel sicili, departman, bölüm gibi detaylara ilişkin entegre ve standart bir analizine sahip olmanız bütçenizi geliştirmenize yardımcı olacaktır. Bunun yanısıra çalışanların ikramiyeleri ve ek ücretler gibi durumları da değerlendirmeniz gerekebilir.  Ek olarak, çalışanlarınız için gerekli eğitimler, çalışanlarınızın çalışma motivasyonunu yükseltmeye yönelik etkinlikler ya da çalışanlarınız için danışmanlık hizmeti gibi gerekli olduğunu düşündüğünüz aktiviteleri de oluşturacağınız bütçe içine dahil etmelisiniz. Bunun için elde edeceğiniz bilgilerin ve verilerin güvenliğinin ve denetiminin sağlanmasına dikkat etmelisiniz.

Planı Yönetimle Görüşün

Söz konusu bütün bu adımları gözden geçirip bütçe planınızı hazırladıktan sonra, hazırladığınız bütçe planınızı ilgili kişilere sunmalısınız. Sunulan bütçe planınızın değerlendirilip onaylanmasından durumunda, hazırladığınız bütçeyi bir sonraki dönem bütçesine kadar düzenli olarak takip etmeli ve hesaplamaları düzenli aralıklarla yapmalısınız. Bu şekilde, hazırladığınız bütçe planının gidişatına ilişkin bilgi sahip olabilirsiniz. Bu işlem, size üst yönetimin belirli aralıklarla talep edeceği karşılaştırmalı bütçe raporlarını hazırlarken kolaylık sağlar. Böylelikle uzun vadede hem kendi ve hem de şirketiniz adına ekonomik ve zamansal açıdan kazanç sağlarsınız.

GTech sunduğu İK bütçe planlama platformu QUIK, bütçe planlama sürecinde maliyet tasarrufu, detaylı raporlama, doğru tahminleme ve doğru öngörüler sağlarken ihtiyaç duyulan bir çok işlemi doğru ve hızlı bir şekilde gerçekleştirir. Çözümlerimiz için GTech uzman ekibimizle iletişime geçebilirsiniz.

Kaynakça

https://www.saba.com/es/blog/category/business-impact      (Erişim Tarihi: 13.03.2021)

https://www.kariyer.net/ik-blog/ik-departmanlarinin-butcesi-nasil-olusturulur/

(Erişim Tarihi: 13.03.2021)

https://www.yeniisfikirleri.net/12-adimda-butce-nasil-yapilir (Erişim Tarihi: 13.03.2021)